Dans toutes les entreprises, il faut obligatoirement savoir dresser des factures. Cependant, la facturation est le résultat d’un processus qui est très complexe et qui évolue constamment. Pour faciliter la facturation, il est très avantageux de faire appel à un logiciel de facturation. Il s’agit de programmes informatiques qui permettent d’établir facilement des factures. Alors quels sont réellement les avantages de ce genre de logiciel ?
Organisation plus simple des données clients
Le premier avantage de l’utilisation d’un logiciel de facturation est la centralisation des données du client. Impossible de nier le fait qu’il n’est pas facile de gérer les dossiers de plusieurs clients à la fois. Le rôle d’un logiciel de facture est de faciliter cette gestion. En effet, ce genre de programme permet d’établir une fiche client qui centralise toutes les informations le concernant. Ce sont toutes les données concernant vos partenaires et vos clients. Ce sont des informations telles que leur adresse, les conditions de tarifs que vous avez convenu avec eux, le taux de la TVA, le prix de la facturation et bien d’autres informations bien pratiques. En plus, un logiciel de facturation permettra d’éviter d’avoir deux fichiers différents qui concernent la même personne. Vous pourrez donc éviter de vous retrouver avec des doublons. Grâce à cette capacité d’organisation que procure le logiciel de facture, vous pourrez gagner du temps. En effet, il est indéniable que la gestion des données client est un processus long et complexe. Le logiciel permettant l’automatisation de tout ce processus, votre entreprise gagnera un temps précieux qu’il pourra investir de manière plus rentable.
Assurance de respecter toutes les règles et normes relatives à la facturation
Cela est peu connu, mais il y a de nombreuses normes et règlements qui régissent les factures. En effet, tout ce qui est affiché sur une facture est soumis à une norme. Par exemple, un numéro doit être affilié à chaque facture. Ce numéro doit être unique et suis une chronologie bien définie. Il en est de même pour la présentation de la facture. En effet, une facture peut être présentée sous format papier ou électronique. Il y a également des mentions qui doivent obligatoirement être écrites dans la facture. Ce sont toutes ces obligations qui rendent compliquée la création de facture. C’est pour cette raison qu’il est intéressant d’utiliser un logiciel de facturation français. En effet, ces programmes permettent l’automatisation de la facture. Ce qui permet de n’oublier aucune mention légalement obligatoire, de ne pas avoir fait d’erreur sur la numérotation et de stocker efficacement les factures en fonction de leur date. À noter qu’un logiciel de facturation permet de ne pas avoir à se soucier de l’évolution des normes de facturation, car le logiciel se met facilement à jour.
Éviter les erreurs et oublis possibles avec la facturation manuelle
Comme on le dit souvent « l’erreur est humaine ». Or, dans le monde des entreprises, une erreur peut coûter cher et exposer à de graves sanctions. Et pourtant, les erreurs dans le processus de facturation sont très fréquentes. Et c’est pour cela qu’il est avantageux d’avoir recours à un logiciel de facturation. En effet, ces programmes visent à rendre la création des factures automatiques plus simple. À titre d’exemple, certains logiciels vous proposent des exemplaires de factures à compléter. Avec un logiciel de facture, tous les calculs sont automatisés et nécessitent presque pas d’intervention humaine. Cela permet de réduire le nombre d'erreurs possibles sur plusieurs plans. Premièrement, il va réduire les erreurs de calcul liées à la détermination du taux de TVA. Deuxièmement, un logiciel de facturation va automatiser le calcul des réductions, avances, taxes et autres montants accordés aux clients. Troisièmement, toutes les informations relatives à la facture y seront saisies automatiquement, ce qui permet de ne rien oublier.